Receptionist – Mengenal Lebih Jauh Profesi Yang Sering Kali Menjadi ‘Wajah Perusahaan’

Receptionist, atau dalam bahasa Indonesia Resepsionis, adalah pekerjaan yang sudah familiar bagi kita. Walaupun sekilas tidak terlihat sulit, profesi ini sama seperti pekerjaan lainnya yang membutuhkan keahlian tertentu dan belum tentu cocok untuk semua orang.

Nah, kali ini Workerspedia akan membahas lebih dalam seputar profesi resepsionis. Simak terus yuk, Workers!

Konten:

1. Job Description dan Tugas Utama Seorang Receptionist
2. Kualifikasi Profesi Receptionist
3. Jenjang Karir Receptionist
4. Kelebihan dan Kekurangan Profesi Receptionist

Job Description dan Tugas Utama Seorang Receptionist

Resepsionis merupakan pekerjaan yang mengelola front-desk suatu organisasi sebagai kontak pertama dengan pelanggan. Istilah front-desk digunakan sebagai representasi dari departemen perusahaan yang berhadapan langsung dengan para pelanggan. 

Disamping itu, resepsionis juga seringkali dibebankan tanggung-jawab lainnya sesuai dengan kebutuhan industri organisasi, seperti:

• Mengerjakan tugas yang  berkaitan dengan administrasi data pelanggan.
• Menyaring dan meneruskan e-mail dan telepon masuk ke departemen yang relevan.
• Mengelola logistik dan keamanan area front-desk.
• Mengelola penjadwalan kegiatan seperti rapat dan perjalanan bisnis.
• Melakukan pencatatan arsip harian.
• Berkomunikasi antar rekan kerja dalam menyelesaikan berbagai masalah administratif

—
Simak juga video Workerspedia berikut ini: [JOB REVIEW] Jobdesc Receptionist – Jangan Dikira Gampang ya.
—

Pada dasarnya, resepsionis ditugaskan untuk menyambut dan mengarahkan pelanggan untuk menerima layanan sesuai dengan bidang industri dan proses bisnis perusahaan. Secara spesifik, profesi resepsionis umumnya dibedakan menjadi:

1. Corporate receptionist bekerja pada perkantoran pada umumnya dan bertugas mengelola kebutuhan pelanggan dan pengarsipan data administrasi.
2. Medical receptionist yang bekerja pada front-desk lembaga kesehatan dan medis seperti rumah sakit. Pekerjaannya meliputi keperluan administrasi data pasien dan obat-obatan.
3. Hotel receptionist melayani proses pemesanan kamar hotel untuk para tamu dari awal datang hingga selesai menginap.
4. Legal receptionist berfokus pada bidang hukum untuk mengelola dokumen yang relevan seperti penjadwalan rapat pengacara.

Kualifikasi Profesi Receptionist

Salah satu resep sukses menjadi Resepsionis adalah memiliki kepribadian positif yang dapat menyenangkan pelanggan, karena suatu pengalaman buruk dalam customer service dapat berakibat hilangnya pelanggan.

Berikut beberapa kualifikasi yang umumnya dibutuhkan untuk menjadi seorang resepsionis:

• Pendidikan formal: SMA/SMK/sederajat bagi jenjang entry-level, atau memiliki gelar S1 di jurusan yang relevan seperti komunikasi dan manajemen.
• Pendidikan non-formal: sertifikasi pelatihan melalui lembaga resmi yang kredibel bagi pelamar yang tidak memiliki latar belakang pendidikan formal yang relevan.
• On-the job training biasanya dilakukan sebagai tes awal untuk membiasakan resepsionis baru dalam bekerja pada sistem dan prosedur tertentu.
• Kemampuan praktikal menggunakan peralatan kantor seperti system telepon multi-line, printer, scanner, copier, mesin fax, dan komputer termasuk keahlian mengoperasikan program Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, dll).
• Bersikap dan berpenampilan profesional.
• Kemampuan komunikasi persuasif, baik secara lisan maupun tertulis.
• Keterampilan berorganisasi dan berinteraksi dalam kelompok.
• Kemampuan untuk menyortir prioritas pekerjaan dalam manajemen waktu yang efisien.
• Kemampuan untuk mengatasi masalah serta menyarankan solusi alternatif  yang efektif bagi pelanggan

Pada dasarnya, setiap profesi memiliki tugas dan tanggung-jawabnya masing-masing, begitu pula dengan pekerjaan sebagai resepsionis. Seiring dengan bertambahnya pengalaman dan performa yang mendukung, besar peluang untuk maju ke jenjang karier yang lebih tinggi.

Jenjang Karir Receptionist

Dalam profesi resepsionis, terdapat tiga jenjang karir yang memungkinkan:

1. Entry-level receptionist : Resepsionis pada jenjang dasar karier diberikan tugas yang mendasar sesuai dengan jenis industri perusahaan.
2. Senior receptionist : Resepsionis pada level senior bertugas untuk mengelola pertemuan serta melatih staf baru. Kemampuan yang ditonjolkan adalah kepemimpinan dan mentoring.
3. Reception supervisor/manager : Pada jenjang karier ini, dibutuhkan pengalaman yang relevan serta latar belakang pendidikan yang mendukung. Tugasnya meliputi manajerial yang lebih kompleks seperti manajemen performa staf, pengelolaan keuangan departemen, serta memastikan keseluruhan proses pekerjaan harian front-desk berjalan dengan semestinya

Menurut berbagai laman karier di Indonesia, kisaran gaji seorang resepsionis adalah Rp3.000.000 – Rp5.500.000. Nominal ini tentunya bergantung pada kualifikasi, pengalaman, industri bisnis, hingga upah minimum regional. Jadi, sebelum mendaftarkan diri pada lowongan menjadi resepsionis, pastikan kamu sudah melakukan riset yah Workers!

Kelebihan dan Kekurangan Profesi Receptionist

Sebagai profesi yang banyak dibutuhkan di berbagai lini industri, berikut beberapa keuntungan memulai karier sebagai resepsionis:

1. Waktu pelatihan yang dibutuhkan tidak lama.
2. Tugas-tugas yang dibebankan umumnya cukup sederhana dan mudah untuk dipelajari.
3. Memiliki jadwal pekerjaan yang stabil sesuai dengan waktu operasi industri perusahaan.
4. Kesempatan untuk menemui berbagai kepribadian orang dalam situasi sosial yang beragam dapat membantu mengembangkan jaringan sosial.
5. Mengasah kemampuan di berbagai bidang yang dapat dimanfaatkan untuk menjadi modal mencari pekerjaan lainnya yang lebih baik

—
Simak juga video Workerspedia berikut ini: [JOB REVIEW] Dinamika Menjadi Seorang Receptionist.
—

Namun demikian, profesi resepsionis belum tentu sesuai untuk semua orang. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan sebelum memilih karir ini, diantaranya:

1. Peluang untuk maju ke jenjang karir yang lebih tinggi cenderung kecil tanpa didukung peningkatan jenjang pendidikan.
2. Beban kerja tidak dapat diprediksi. Mungkin saja satu hari terkesan membosankan tanpa adanya pelanggan, namun di hari selanjutnya kewalahan dengan peningkatan jumlah pelanggan yang drastis.
3. Beberapa tanggung-jawab bisa saja terkesan sangat menuntut, contohnya pekerjaan resepsionis pada rumah sakit.
4. Sebagai pihak pertama yang menyambut pelanggan, resepsionis seringkali dihadapkan dengan pelanggan yang marah karena tidak puas dengan pelayanan yang didapatkan, sehingga manajemen emosi menjadi sangat penting.
5. Lingkungan kerja profesi resepsionis tidak mendukung bagi orang yang pemalu ataupun kurang nyaman berinteraksi dengan banyak orang

Nah, itu dia workers! Info mengenai profesi resepsionis mulai dari pengertian, kualifikasi, jenjang karir, hingga hal-hal yang bisa kamu pertimbangkan sebelum memilih profesi ini. 

Walaupun tingkat kesulitan pekerjaan ini berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan industrinya, pada umumnya profesi resepsionis cukup efisien dan tidak memiliki banyak tuntutan.

Jika kamu suka berinteraksi dengan orang lain dan mengincar pekerjaan dalam lingkungan kantor yang tidak menuntut gelar tertentu, kamu bisa mencoba mencari lowongan pekerjaan sebagai resepsionis! (Kiky)